Forbedring av forretningsprosesser – Implementering og konsekvensanalysen

F

Under implementeringsfasen av et BPI-prosjekt må du tenke på endringene som må skje for at den nye forbedrede prosessen skal fungere som den er designet. Vil økonomiavdelingen ha en innvending mot en bestemt endring av en eller annen grunn? Vil en annen avdeling som er berørt av en overlevering ha en bekymring? Vil en interessent være uenig i en foreslått endring? Forbedring av forretningsprosesser fører til at endringer skjer i enhver organisasjon, og ikke alle liker endringer.

Konsekvensanalysen, en nøkkelkomponent i implementeringsfasen i ethvert BPI-prosjekt, gir deg et verktøy du kan bruke til å identifisere alle problemene som kan dukke opp som kan skape veisperringer for implementeringen din. Utvikle konsekvensanalysen ved å gå gjennom det nylig forbedrede prosesskartet og identifisere enhver aktivitet som krever en endring i organisasjonen. Lag en tabell i Microsoft Word eller Excel som inneholder følgende informasjon for alle potensielle problemområder du identifiserer:

  1. Referanse nummer
  2. Prosessendring
  3. Begrunnelse
  4. Område berørt
  5. Befolkning/gruppe påvirket
  6. Endringsledelse
  • Prosessendring: Det er her du beskriver endringen som må skje. For eksempel, eliminere tre av gjeldende godkjenningsnivåer. Du må bestemme om du vil inkludere endringer som kun påvirker eksterne grupper (utenfor sponsorens kontrollområde) eller alle grupper.
  • Begrunnelse: Fortell hvorfor endringen er viktig for virksomheten. For eksempel, reduserer syklustiden ved å fremskynde godkjenningsprosessen.
  • Berørt område: List opp avdelingene eller forretningsområdene som er påvirket av endringen. For eksempel, innkjøp, juridisk eller hele selskapet.
  • Befolkning/gruppe berørt: List opp befolkningen eller gruppene som er påvirket av endringen. For eksempel, innkjøpssjef, leverandører eller kunder.
  • Endringsledelse: Dette er en forklaring på det forventede tilbakeslaget du forventer med den foreslåtte endringen. For eksempel: Innkjøp føler seg kanskje ikke komfortabel med et redusert antall godkjenninger og vil kanskje sette en dollargrense for kjøpsgodkjenninger, eller Kunder er ikke vant til å bli fortalt «nei» selv om forespørselen deres faller utenfor avdelingens retningslinjer.

Du kan gjøre dette trinnet på slutten av arbeidet ditt eller mens du bygger det nye prosesskartet, men jeg liker å skrive ned notater mens du bygger det nye kartet fordi du hører prosjektgruppens diskusjon om potensielle problemer og dette hjelper deg å huske alt .

Sponsorer setter pris på konsekvensanalysen fordi de ofte eier mesteparten av ansvaret for å oppnå enighet om de nødvendige endringene, og dette sammendraget gir dem informasjonen de trenger for å gjøre jobben sin.

Copyright 2010 Susan Page

About the author

Add comment

By user

Recent Posts

Recent Comments

Archives

Categories

Meta